50 frasi essenziali spiegate con significato, uso ed esempio

Questa guida pratica è pensata per professionisti amministrativi, assistenti, segreteria e front office italiani che lavorano in contesti internazionali. Ogni espressione di Business English viene spiegata non solo nel significato, ma anche nel modo corretto di usarla davvero in ufficio, evitando traduzioni letterali dall’italiano.

A. Email e comunicazione scritta

1. Please find attached

Significato: Sto inviando un documento in allegato.
Uso: È una delle formule più comuni nelle email professionali per segnalare la presenza di un allegato.
Discussione: È una formula standard, formale ma neutra. Non va usata in contesti informali, ma è perfetta per email di lavoro.
Esempio: Please find attached the invoice for May.

2. As discussed

Significato: Come discusso in precedenza.
Uso: Usata nelle email di follow-up dopo una telefonata o una riunione.
Discussione: Serve a creare continuità e a mettere per iscritto decisioni già prese oralmente.
Esempio: As discussed, the meeting is rescheduled to Friday.

3. For your reference

Significato: A titolo informativo.
Uso: Quando si invia un documento senza richiedere un’azione specifica.
Discussione: È utile per chiarire che non è necessaria una risposta immediata.
Esempio: For your reference, I’ve included last year’s report.

4. At your convenience

Significato: Quando ti è più comodo.
Uso: Richieste educate non urgenti.
Discussione: Evita di sembrare insistenti e mantiene un tono professionale.
Esempio: Please review the file at your convenience.

5. Should you have any questions

Significato: Se dovessi avere domande.
Uso: Chiusura formale delle email.
Discussione: Molto usata in contesti aziendali internazionali; suona educata e disponibile.
Esempio: Should you have any questions, feel free to contact me.

6. I look forward to your reply

Significato: Resto in attesa di una risposta.
Uso: Email formali e semi-formali.
Discussione: È più professionale di “please reply”.
Esempio: I look forward to your reply.

7. Please be advised that

Significato: Si informa che / si comunica che.
Uso: Avvisi ufficiali o comunicazioni importanti.
Discussione: Introduce informazioni rilevanti, spesso organizzative o legali.
Esempio: Please be advised that the office will be closed on Monday.

8. With reference to

Significato: In merito a.
Uso: Email formali.
Discussione: Alternativa più formale a “about” o “regarding”.
Esempio: With reference to your request, please see below.

9. Kindly note that

Significato: Si prega di notare che.
Uso: Promemoria educati.
Discussione: Mantiene un tono cortese anche quando si richiama una scadenza o una regola.
Esempio: Kindly note that the deadline is June 30.

10. Best regards

Significato: Cordiali saluti.
Uso: Chiusura standard delle email.
Discussione: È la formula più sicura in quasi tutti i contesti professionali.
Esempio: Best regards, Maria Rossi.

B. Riunioni e pianificazione

11. To schedule a meeting

Significato: Organizzare una riunione.
Uso: Pianificazione appuntamenti.
Discussione: È la formula corretta e professionale per proporre un meeting.
Esempio: I’d like to schedule a meeting for next week.

12. Are you available on…?

Significato: Sei disponibile il…?
Uso: Pianificazione date.
Discussione: Molto usata e naturale in inglese professionale.
Esempio: Are you available on Thursday morning?

13. Let’s move on to the next point

Significato: Passiamo al punto successivo.
Uso: Riunioni.
Discussione: Serve a mantenere la riunione strutturata.
Esempio: Let’s move on to the next point on the agenda.

14. The meeting has been postponed

Significato: La riunione è stata rinviata.
Uso: Comunicazioni organizzative.
Discussione: Da distinguere da “cancelled”, che indica annullamento.
Esempio: The meeting has been postponed to next Monday.

15. The meeting has been cancelled

Significato: La riunione è stata annullata.
Uso: Avvisi ufficiali.
Discussione: Usata spesso con una breve spiegazione.
Esempio: Due to unforeseen circumstances, the meeting has been cancelled.

16. To take minutes

Significato: Redigere il verbale.
Uso: Riunioni formali.
Discussione: “Minutes” è sempre plurale in questo contesto.
Esempio: Anna will take minutes during the meeting.

17. Action items

Significato: Attività da svolgere.
Uso: Follow-up riunioni.
Discussione: Termine molto comune nella comunicazione aziendale.
Esempio: I will send the action items by email.

18. To wrap up

Significato: Concludere.
Uso: Fine di riunioni o call.
Discussione: Informale ma professionale.
Esempio: Let’s wrap up and confirm next steps.

19. Next steps

Significato: Passaggi successivi.
Uso: Pianificazione.
Discussione: Aiuta a chiarire responsabilità e tempistiche.
Esempio: The next steps will be shared tomorrow.

20. Could you please confirm?

Significato: Potresti confermare?
Uso: Email e riunioni.
Discussione: Molto più educato di “confirm please”.
Esempio: Could you please confirm your attendance?

C. Attività amministrative e d’ufficio

21. To process a request

Significato: Gestire ufficialmente una richiesta.
Uso: Attività amministrative, richieste interne o dei clienti.
Discussione: Indica che la richiesta è in fase di gestione secondo una procedura formale, non semplicemente “vista”.
Esempio: We are processing your request.

22. Pending approval

Significato: In attesa di approvazione.
Uso: Stato di documenti, pagamenti o decisioni.
Discussione: Espressione molto comune nei contesti aziendali; chiarisce che l’azione non dipende ancora dall’interlocutore.
Esempio: The document is pending approval.

23. To meet a deadline

Significato: Rispettare una scadenza.
Uso: Pianificazione e gestione del lavoro.
Discussione: In inglese si “meet” una deadline (non respect come in italiano).
Esempio: We must meet the deadline.

24. In compliance with

Significato: In conformità con.
Uso: Policy aziendali, normative, regolamenti.
Discussione: Espressione tipica di comunicazioni formali, legali o amministrative.
Esempio: In compliance with company policy…

25. To file documents

Significato: Archiviare documenti.
Uso: Gestione documentale.
Discussione: “File” in questo contesto è un verbo e non va confuso con “document”.
Esempio: Please file these documents.

26. On behalf of

Significato: Per conto di.
Uso: Comunicazioni ufficiali.
Discussione: Utile per chiarire che si rappresenta un’altra persona o reparto.
Esempio: On behalf of the manager, thank you.

27. To keep someone informed

Significato: Tenere qualcuno aggiornato.
Uso: Comunicazione interna ed esterna.
Discussione: Trasmette professionalità e attenzione alla comunicazione.
Esempio: I’ll keep you informed.

28. To follow up

Significato: Ricontattare per aggiornamenti.
Uso: Email successive a una richiesta o comunicazione.
Discussione: Fondamentale nel Business English; molto più naturale di “remind”.
Esempio: I’m following up on my previous email.

29. Internal use only

Significato: Solo per uso interno.
Uso: Documenti riservati.
Discussione: Serve a evitare condivisioni inappropriate all’esterno dell’azienda.
Esempio: This document is for internal use only.

30. Accordingly

Significato: Di conseguenza / pertanto.
Uso: Scrittura formale.
Discussione: Collega logicamente causa ed effetto in modo professionale.
Esempio: The invoice was incorrect and was updated accordingly.

D. Idioms professionali comuni in ufficio

31. Touch base

Significato: Sentirsi brevemente.
Uso: Comunicazione informale-professionale.
Discussione: Molto comune nei contesti anglofoni; non adatto a documenti formali.
Esempio: I’m just touching base regarding the report.

32. In the loop

Significato: Informato, aggiornato.
Uso: Comunicazione di team.
Discussione: Spesso usato con “keep me in the loop”.
Esempio: Please keep me in the loop.

33. On the same page

Significato: Allineati, d’accordo.
Uso: Riunioni e chiarimenti.
Discussione: Utile per verificare comprensione condivisa.
Esempio: Let’s make sure we’re on the same page.

34. Ahead of schedule

Significato: In anticipo rispetto ai tempi.
Uso: Aggiornamenti di progetto.
Discussione: Espressione positiva, spesso usata nei report.
Esempio: The project is ahead of schedule.

35. Behind schedule

Significato: In ritardo.
Uso: Gestione progetto.
Discussione: Spesso accompagnata da una spiegazione o piano correttivo.
Esempio: We’re slightly behind schedule.

36. Back to square one

Significato: Tornare al punto di partenza.
Uso: Problem solving.
Discussione: Idiom informale ma molto diffuso nel parlato professionale.
Esempio: We’re back to square one after the revision.

37. Raise a concern

Significato: Segnalare una preoccupazione.
Uso: Riunioni e comunicazioni interne.
Discussione: È una formula educata per introdurre un problema.
Esempio: She raised a concern about the budget.

38. Take this offline

Significato: Discutere privatamente o più tardi.
Uso: Riunioni.
Discussione: Serve a evitare di allungare inutilmente un meeting.
Esempio: Let’s take this offline.

39. As a reminder

Significato: Come promemoria.
Uso: Email di follow-up.
Discussione: Molto utile per ricordare scadenze senza risultare scortesi.
Esempio: As a reminder, the deadline is tomorrow.

40. At short notice

Significato: Con poco preavviso.
Uso: Comunicazioni organizzative.
Discussione: Spesso usata per scusarsi implicitamente.
Esempio: Thank you for attending at short notice.

E. Inglese telefonico e front office

41. May I ask who’s calling?

Significato: Posso sapere chi chiama?
Uso: Centralino e reception.
Discussione: Formula educata e standard.
Esempio: May I ask who’s calling, please?

42. I’ll put you through

Significato: La metto in linea.
Uso: Trasferimento chiamate.
Discussione: Espressione fissa del linguaggio telefonico.
Esempio: I’ll put you through to Accounts.

43. The line is busy

Significato: La linea è occupata.
Uso: Telefonate.
Discussione: Alternativa professionale a “he’s on another call”.
Esempio: I’m afraid the line is busy.

44. Could you hold, please?

Significato: Può attendere?
Uso: Telefonate.
Discussione: Formula molto cortese e standard.
Esempio: Could you hold, please?

45. I’ll get back to you

Significato: Ti ricontatterò.
Uso: Telefonate ed email.
Discussione: Meglio specificare quando possibile.
Esempio: I’ll get back to you by email.

46. He/She is not available at the moment

Significato: Non è disponibile al momento.
Uso: Centralino e reception.
Discussione: Formula neutra e professionale.
Esempio: She is not available at the moment.

47. Would you like to leave a message?

Significato: Vuole lasciare un messaggio?
Uso: Telefonate.
Discussione: Standard nel front office.
Esempio: Would you like to leave a message?

48. Thank you for calling

Significato: Grazie per aver chiamato.
Uso: Chiusura telefonate.
Discussione: Cortesia essenziale nel servizio clienti.
Esempio: Thank you for calling. Goodbye.

49. How may I assist you?

Significato: Come posso aiutarla?
Uso: Accoglienza telefonica.
Discussione: Più formale di “How can I help you?”.
Esempio: Good morning, how may I assist you?

50. Have a great day

Significato: Buona giornata.
Uso: Chiusura cordiale.
Discussione: Rafforza un tono positivo e professionale.
Esempio: Thank you for your call. Have a great day.

Conclusione: porta il tuo Business English al livello successivo con Allie

Conoscere queste 50 frasi fondamentali di Business English — con il loro significato, uso corretto ed esempi reali — è un enorme passo avanti per qualsiasi professionista amministrativo italiano che lavora in contesti internazionali. Tuttavia, la vera differenza non sta solo nel riconoscere le espressioni giuste, ma nel saperle usare con naturalezza, sicurezza e nel momento appropriato, adattandole al proprio ruolo, al settore e alla cultura aziendale.

È qui che entrano in gioco le lezioni di Business English con Allie. Allie offre lezioni personalizzate di Business English per professionisti italiani, con un approccio pratico e orientato al lavoro reale: email che scrivi davvero, telefonate che gestisci ogni giorno, riunioni a cui partecipi, situazioni concrete del tuo ufficio. Niente inglese scolastico o generico, ma Business English mirato, professionale e immediatamente applicabile.

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